Проектирование организационной структуры предприятия и ее совершенствование на примере ООО «Быстров». На основе общей характеристики деятельности ООО «Быстров» и функций структурных подразделений  построить схему

Проектирование организационной структуры предприятия и ее совершенствование на примере ООО «Быстров»

1. На основе общей характеристики деятельности ООО «Быстров» и функций структурных подразделений  построить схему организационной структуры данного предприятия, с указанием численности каждого подразделения.

2. Определить и назвать тип и вид построенной организационной структуры предприятия. Раскрыть её достоинства и недостатки.

3. Построить схему оргструктуры Отдела персонала. Определить её тип и вид, достоинства и недостатки.

4. Предложить новую структуру предприятия, исходя из базовых ценностей и стратегии компании для её эффективной реализации и в целях минимизации недостатков существующей организационной структуры.

Организационная структура – это логическое соотношение уровней управления и функциональных областей, организованное таким образом, чтобы обеспечить эффективное достижение целей организации.

Общая характеристика ООО «Быстров»

ООО «Быстров» осуществляет свою деятельность в сфере производства и маркетинга продуктов полезного и удобного приготовления на основе злаков, важнейшим из которых является овес. Компания Быстров была основана в августе 1998 года. В продуктовый портфель Компании входят и каши моментального приготовления (не требующие варки), и каши быстрого приготовления (требующие варки). В настоящее время Компания Быстров занимает около 75% российского рынка каш моментального приготовления и удерживает лидерство с момента появления торговой марки на рынке. 

Продукция «Быстров» продается по всей России и в других странах мира: Германии, Израиле, США и странах СНГ. Поэтому при разработке рецептов для каш «Быстров» учитываются требования, как российских стандартов качества, так и стандартов ЕЕС, ФАО и других стран, в которые поставляется продукция Компании. Кроме того, каши «Быстров» входят в рацион питания международных космических экипажей.  При производстве продуктов питания задействованы самые современные автоматизированные технологии, что позволяет строго контролировать технологические параметры выпускаемой продукции марки «Быстров». Все продукты, выпускаемые Компанией Быстров, разработаны и внедрены силами Службы технологии и новых разработок, которая сегодня занимается не только вопросами развития технологий пищевого производства, но и продуктов питания уже следующего десятилетия. Биотехнология производства каш «Быстров» позволяет максимально полно сохранить все питательные вещества исходного продукта.  На производстве аккредитована лаборатория, оснащенная современным контрольно-измерительным оборудованием, на базе которой осуществляется 100%-ный входной контроль качества поступающего сырья и материалов, используемых в процессе производства, и готовой продукции.  Персонал Компании насчитывает около 400 человек. Производство и офис Компании Быстров расположены в Санкт-Петербурге.

Миссия компании.  Продвигать натуральные здоровые продукты питания и активный стиль жизни, как инвестицию в долголетие.

Базовые ценности Компании Быстров.

1. Покупатель — ценность № 1 . Ценнее денег, их источник, — покупатель. Знание и удовлетворение текущих и будущих потребностей и нужд покупателей и потребителей является ценностью № 1 Компании. 2. Предпринимательский подход во всем у каждого! 

Каждый сотрудник должен понимать, что его личный вклад влияет на рост доходности Компании, на ее устойчивость и надежность. Каждый сотрудник должен воспринимать бизнес и успех Компании как свои собственные. Ориентация на результат, мотивация на достижение целей наиболее  эффективным путем, умение просчитывать риски, инициативный и творческий подход при решении задач — основные качества предпринимателя. 3. Завтра быть лучше, чем сегодня, знать сегодня больше, чем вчера! Постоянное повышение эффективности деятельности Компании — суть современного бизнеса и нашей стратегии. Основа эффективности работы каждого сотрудника — постоянное улучшение своей деятельности посредством освоения новых профессиональных знаний и навыков и применения их на практике. 4. Поделись с коллегами тем, чему научился сам! Знания — конкурентное преимущество Компании. Знания наших коллег увеличивают успешность Компании, а значит, каждого из нас. Поэтому постоянное самообучение и обучение коллег является частью работы каждого сотрудника и вкладом в достижение общих целей Компании. Каждый сотрудник должен быть внутренним консультантом и наставником, щедро делиться своими знаниями и навыками. 5. Никогда, ни при каких обстоятельствах не сдавайся! Каждый должен взять на себя ответственность за решение порученных ему задач. Зачастую обстоятельства могут быть против людей, но никто ни при каких обстоятельствах не должен снимать с себя эту ответственность. 6. Репутация всей Компании находится в руках каждого сотрудника! Репутация Компании создается годами, а разрушена может быть в одночасье. Каждый сотрудник и словом и делом, как внутри Компании, так и вне ее, должен сохранять и улучшать репутацию Компании. 7. Относись к коллегам так, как хочешь, чтобы относились к тебе!

Каждый сотрудник Компании является личностью, обладает достоинством и самоуважением.  уважение между коллегами — основа благоприятного морального климата в Компании. Люди в Компании многообразны, и задача Компании — развивать корпоративную культуру, позволяющую сделать это многообразие мощным конкурентным преимуществом. В Компании Быстров регулярно проводятся тренинги на командное взаимодействие. Команда «Быстров» состоит из лидеров. Лидеры — это те, кто ведут за собой, те, кто готовы прийти на помощь в трудную минуту, как в бизнесе, так и в повседневной жизни. Командное взаимодействие таких людей, каждый из которых стоит троих, приводит к самым ошеломляющим результатам и обеспечивает достижение целей Компании. 

Производственные помещения.

Каши «Быстров» изготавливаются в специальных помещениях, оборудованных системами кондиционирования ведущих европейских фирм (Carrier, Honeywell). Это позволяет обеспечить температурно-влажностный режим воздуха в производственных помещениях, необходимый для создания высококачественного продукта.

Оборудование.

Каши «Быстров» производятся на современном высокотехнологичном оборудовании ведущих стран мира (США, Европы), отвечающих последним достижениям техники. Все производственное оборудование изготовлено из материалов, которые разрешены для применения в пищевой промышленности, и сертифицировано. Замкнутый цикл технологического процесса позволяет минимизировать контакт исходного сырья и готового продукта с внешней средой, тем самым обеспечить дополнительную защиту от влияния бактерий, сохранить все натуральные и питательные свойства злака, создать качественный готовый продукт.

Анализ системы управления ООО «Быстров».

Во главе компании - генеральный директор. В его подчинении находятся начальники 10 отделов. Численность компании 384 человека.  Рассмотрим эти отделы и их основные функции.

1. Технический отдел состоит из 26 человек. Включает в себя главного инженера, главного энергетика, начальника отдела оборудования, старшего инженера по эксплуатации и ремонту зданий и сооружений, инженера по промышленной экологии и охране труда,  электрики, теплотехник, слесари-сантехники, менеджер отдела оборудования, наладчики, токарь, плотник, слесарь-ремонтник.

Основными функциями данного отдела являются:

 Обеспечение постоянного совершенствования техники и технологии производства продукции, повышения ее качества. 

 Разработка и контроль выполнения плана технического и организационного развития предприятия и составление отчетов, определение экономическую эффективность новой техники. 

 Ремонт и наладка действующего оборудования.

 Соблюдение экологических норм и охрана труда.

 Содержание зданий и помещений предприятия, и поддержание их в надлежащем состоянии в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими и противопожарными нормами и правилами.

 Контроль за исправностью оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.).

 Проведение ремонта зданий, помещений.

 Контроль за качеством ремонтных работ.

 Приемка выполненных ремонтных работ.

 Участие в разработке планов по созданию интерьера в зданиях и помещениях предприятия в соответствии с требованиями современного дизайна.

2. Служба технологий, стандартизации и новых разработок состоит из 13 человек. Включает в себя начальника рецептурного отдела, начальника новых технологий, начальника технологического отдела, инженера - технолога по сырью, инженеров - технологов, техника лаборанта, инженера технолога по новым технологиям, старшего инженера - технолога по сертификации, старшего инженера - технолога по производству, ведущего инженера - технолога по упаковке.

Основными функциями данной службы являются:

 Разработка и внедрение новых продуктов или усовершенствование старых.

 Разработка и проектирование технологического процесса производства.

 Разработка технологической документации.

 Работа в рамках проектов по альтернативному злаковому сырью.

 Внедрение новых продуктов на производство и постоянный технологический контроль серийного производства.

 Обеспечение принципов командной работы с Заказчиком и смежными службами.

 Адаптация разработок  новых проектов к бренд-коду Компании.

 Составление бюджета на предварительную разработку.

 Разработка отношений с Поставщиками,  экспертами, техническими органами, центрами качества и институтами, научными центрами и представление инновационных идей.

 Технологическая поддержка производственного процесса.

3. Служба логистики состоит из 56 человек. Включает в себя менеджера по доставке и таможенному оформлению, старшего менеджера по закупкам, начальника склада, ассистента отдела логистики, менеджеров по закупкам, кладовщиков, водителей-погрузчиков, старшего кладовщика, специалиста по складскому учету, специалиста по документообороту, специалисту по учету, специалиста по учету СиМ, сборщиков контролеров, грузчиков.

Основными функциями службы логистики являются:

 Осуществление организации, планирования и контроля за внешнеэкономической деятельностью предприятия на стадиях:

- заключения договоров;

- поставки продукции в соответствии с заключенными договорами;

- таможенного оформления товаров;

- ведения учета и отчетности на складах.

 Проведение необходимых мероприятий по заключению договоров с российскими партнерами (сбор информации, разработка планов совместной работы).

 Разработка совместно с техническими и экономическими службами предприятия планов сотрудничества с отечественными и зарубежными организациями; контроль за исполнением этих планов. 

 Участие в подготовке материалов к заключению договоров с поставщиками и потребителями.

 Разработка мероприятий по реализации соглашений, достигнутых во время переговоров с российскими и зарубежными фирмами.

 Сбор, накопление и анализ информации по международному опыту в решении отдельных проблем в области логистической деятельности.

 Контроль выполнения поставщиками обязательств по заключенным договорам (сроки поставок, цены, количество, качество, номенклатура и т.д.).

 Организация, планирование и контроль в обеспечении деятельности складского хозяйства. 

 Предъявление через юридический отдел претензий, штрафных санкций к заказчикам продукции предприятия за нарушение условий заключенных договоров, установленного порядка размещения заказов.

4. Отдел контроля качества состоит из 12 человек. Включает в себя начальника отдела контроля качества, старшего инженера - контролер, инженеров – контролеров, начальника испытательной лаборатории, инженера химика.

Основными функциями отдела контроля качества являются:

 Проверка качества поступающих на предприятие материальных ресурсов (технологического сырья и материалов) и подготовка заключений о соответствии их качества стандартам и техническим условиям. 

 Составление актов входного контроля по качеству материальных ресурсов. 

 Операционный контроль на всех стадиях производственного цикла. 

 Проведение выборочного инспекционного контроля качества на отдельных технологических операциях и на складе готовой продукции. 

 Определение номенклатуры измеряемых параметров и оптимальных норм точности измерений. 

 Контроль за: 

- качеством, комплектностью, упаковкой, консервацией продукции; 

- соответствием выпускаемой продукции стандартам, техническим условиям, нормативно-технической документации, предельно-допустимым и эталонным образцам; 

- правильностью хранения в подразделениях предприятия и на складах материальных ресурсов и готовой продукции. 

 Оценка сортности продукции, выпускаемой предприятием. 

 Оформление паспорта качества на принятую продукцию.

 Оформление результатов контрольных операций, ведение учета показателей качества продукции, брака и его причин, составление периодической отчетности о качестве выпускаемой продукции. 

 Выявление причин несоответствия продукции требованиям нормативно-технической документации, определение возможности исправления брака и устранения дефектов, проведение мероприятий по их устранению. 

 Возврат продукции, несоответствующей требованиям нормативно-технической документации, на доработку, изъятие из оборота продукции при невозможности устранения дефектов и брака. 

 Организация двустороннего обмена информацией о качестве продукции с потребителем. 

 Своевременное проведение мероприятий, связанных с введением новых нормативов и стандартов. 

 Участие в разработке договоров на поставку продукции. 

 Анализ рекламаций, изучение причин возникновения дефектов и нарушений технологии производства, выпуска брака. 

 Разработка предложений по улучшению качества выпускаемой продукции.

5. Административно-хозяйственный отдел состоит из 41 человека. Включает в себя начальника АХО, ресепшиониста, менеджера по хозяйственному обеспечению, офис-менеджера, старшего менеджера, референта, архивариуса, старшего повара, поваров, рабочих столовой, уборщиков столовой, дворников, уборщиков служебных помещений, старшего менеджера, водителя, старшего дежурного администратора, дежурного администратора, тракториста и курьера.

Основными функциями административно-хозяйственного отдела являются:

 Хозяйственное, материально-техническое и социально-бытовое обслуживание предприятия и его подразделений.

 Содержание в надлежащем состоянии зданий и помещений предприятия, прилегающей территории.

 Создание условий для труда и отдыха работников предприятий.

 Формирование текущих и перспективных планов реконструкции, капитального и текущего ремонтов зданий, помещений предприятия, систем водоснабжения, воздухопроводов и других сооружений.

 Работы по благоустройству, озеленению и уборке территории, праздничному художественному оформлению фасадов зданий, проходных и т.п.

 Составление смет расходов на содержание зданий и помещений предприятия, прилегающей территории.

 Оформление документов, необходимых для заключения договоров на приобретение оборудования, оргтехники, мебели, хозяйственных товаров, организация их поставки, приемки и учета.

 Обеспечение структурных подразделений канцелярскими принадлежностями, оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.

 Обеспечение сохранности мебели, хозяйственного инвентаря, средств механизации инженерного и управленческого труда, принятие мер по их восстановлению и ремонту в случаях гибели или повреждения.

 Оформление документов на техническое обслуживание и ремонт оргтехники и оборудования.

 Материально-техническое обслуживание совещаний, конференций, семинаров и иных мероприятий.

 Обеспечение транспортного обслуживания администрации предприятия.

 Организация приема, регистрации и необходимого обслуживания лиц, прибывших в служебные командировки.

 Создание необходимых условий для труда работникам предприятия. 

 Обеспечение рациональной организации питания работников во время обеденных перерывов.

 Составление расчетов по хозяйственному, социально-бытовому и материально-техническому обслуживанию предприятия.

 Обеспечение рационального использования выделенных финансовых средств.

6. Отдел IT состоит из 4 человек. Включает в себя начальника отдела IT, программисты 1С, системный администратор.

 Создание и следование стратегии развития структуры.

 Поддержание работоспособности систем информационной инфраструктуры.

 Руководство и внедрение новых сервисов.

 Внедрение основных технологических новинок.

 Ведение мониторинга успешности разработок своего подразделения.

 Ведение обучения пользователей компании.

7. Отдел персонала состоит из 3 человека. Включает в себя директора по персоналу, специалиста по работе с персоналом, специалиста по кадровому делопроизводству.

Основными функциями отдела персонала является: 

 Разработка кадровой политики и стратегии предприятия. 

 Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

 Комплектование предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности. 

 Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров. 

 Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой для этого документации. 

 Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии. 

 Информирование работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников. 

 Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости. 

 Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия. 

 Учет личного состава. 

 Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. 

 Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек. 

 Ведение установленной документации по кадрам. 

 Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям. 

 Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности. 

 Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. 

 Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях предприятия. 

 Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности. 

 Организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии. 

 Подготовка необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по установлению выслуги лет. 

 Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения. 

 Выдача справок о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы. 

 Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций. 

 Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков. 

 Оформление и учет командировок. 

 Табельный учет. 

 Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка. 

 Анализ текучести кадров. 

 Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением. 

 Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства. 

 Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

8. Юридический отдел состоит из 3 человек. Включает в себя начальника юридического отдела и юрисконсультов.

Основными функциями юридического отдела являются:

 Защита прав и законных интересов предприятия.

 Обеспечение правовыми средствами выполнения задач и функций, осуществляемых предприятием.

 Активное использование правовых средств для укрепления финансового положения предприятия и улучшения экономических показателей его работы.

 Оказание помощи органам управления предприятия в деле обеспечения законности в деятельности предприятия.

 Организационное и методическое руководство подготовкой локальных нормативных актов предприятия.

9. Бухгалтерия состоит и 6 человек. Включает в себя главного бухгалтера, заместителя главного бухгалтера и бухгалтеров.

Основными функциями бухгалтерии является:

 Формирование учетной политики в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете и исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.

 Работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы.

 Разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности.

 Формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах.

 Обеспечение расчетов по заработной плате.

 Правильности расходования фонда заработной платы, установления должностных окладов, строгого соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины.

 Соблюдения установленных правил проведения инвентаризаций денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных фондов, расчетов и платежных обязательств.

 Взыскания в установленные сроки дебиторской и погашения кредиторской задолженности, соблюдения платежной дисциплины.

 Рассмотрение и подписание главным бухгалтером документов, служащих основанием для приемки и выдачи денежных средств и товарно-материальных ценностей, а также кредитных и расчетных обязательств.

 Рассмотрение и визирование главным бухгалтером договоров и соглашений, заключаемых предприятием на получение или отпуск товарно-материальных ценностей и на выполнение работ и услуг, а также приказов и распоряжений об установлении работникам должностных окладов, надбавок к заработной плате, положений о премировании.

10. Производственные цеха (цех№1, цех№2, цех№3, цех№4) состоят из 214 человек. Включает в себя производственный персонал (рабочих), специалиста по планированию, специалисту по учету, заместителя начальника производственного цеха, администратора – программиста корпоративной информационной системы, уборщика производственных помещений, гардеробщиц, начальников смены, учетчиков, операторов смесителя, операторов фасовочной машины, операторов воронок, укладчиц-упаковщиц, грузчиков и грузчиков-приемщиков, учетчик рабочего времени. Производственные цеха имеют сменный график работы. Работа производственных цехов имеет не постоянную работу. ООО «Быстров» имеет спады и подъемы в производстве своей продукции. Это обусловлено спросом на продукцию. В связи с этим происходят всплески набора производственного персонала. Это февраль, март, апрель, сентябрь и август. В это время помимо постоянного персонала, набираются работники по договору подряда. Чем выше спрос на продукцию предприятия, тем больше спрос на рабочую силу со стороны данного предприятия и наоборот.