Постановка системы управления проектами. Предприятие Молокозавод. Основная задача – выход на новые рынки, возможно объединение с другими предприятиями для увеличения доли рынка.

Предприятие Молокозавод. Основная задача – выход на новые рынки, возможно объединение с другими предприятиями для увеличения доли рынка. 

Название проекта: Постановка системы управления проектами

Спонсор проекта: Отсутствует

Руководитель проекта: Недавно нанятый кандидат на должность начальника отдела проектов

Другие участники: все функциональные руководители

Предпосылки проекта: необходимость сохранить жизнеспособность компании и выйти на конкурентоспособный уровень

Цель: постановка системы управления проектами для увеличения прибыльности основной деятельности и снижение рисков

Описание ситуации:

Недавно нанятый сотрудник на должность начальника отдела проектов (ВЫ) назначен руководителем проекта по внедрению системы управления проектами. Раннее он работал в маленькой компании, где управление проектами являлось конкурентным преимуществом. 
Проекты под его руководством завершались успешно. Является горячим приверженцем системного управления проектами. 

За первый месяц работы по результатам проведенного этапа диагностики состояния управления проектами Сотрудник выявил определенные факты. 

Описание ситуации (выявленные факторы): 

Предыдущие проекты имеют очень слабую репутацию в компании, так же как и руководители, которые ими управляли.

В компании существуют зачатки перехода от структуры иерархического типа (функциональной) к структуре адаптивного (органического) типа (слабой матричной). 

В рамках функциональной структуры выполнением проекта часто пренебрегают в пользу выполнения основных функциональных обязанностей. Эта проблема усугубляется, когда проект ставит разные приоритеты для разных отделов. Например, для отдела рекламы проект может быть важным и срочным, в то время как отдел продаж считает его второстепенным. При этом отдельных функциональных специалистов интересует только свой сегмент работы, но не проект целом, что приводит к разрыву в достижении целей проекта и они не достигаются. 

Мотивация ответственных за проект слабая, проект рассматривается многими как лишняя работа, напрямую не связанная со своим профессиональным и служебным ростом.

Проекты не определяются заранее в виде оформленного списка, что свидетельствует с одной стороны, о том, что в компании либо часто меняется или переутверждается стратегия, либо неэффективно поставлены коммуникации между высшим руководством и руководителями среднего звена.

Персонал негативно воспринимает все изменения и саботирует новые процессы и указания.

Большинство сотрудников не знают, где можно получить документальную информацию о предыдущих проектах, и строят предположения о том, что такая информация есть на компьютере одного из менеджеров проектов. Сами же менеджеры проектов отвечают, что задокументированной информации нигде нет

Эффективность в проектах не оценивается, критерии эффективности отсутствуют, так же, как и отсутствует формально назначенный сотрудник, который несет ответственность за проведение и результаты оценки.

Координация взаимодействия между подразделениями не регламентирована формально, поэтому основная часть взаимодействий осуществляется на уровне личных неформальных связей, что влечет за собой не всегда желаемый результат, возникновение личных конфликтов и конфликтов, связанных с распределением человеческих ресурсов на те или иные работы в проектах.

Большинство сотрудников убеждены в том, что сотрудники всей компании стремятся обезопасить себя от любого риска при выполнении работы в проектах.

Обучение управлению проектами никто не проходил.

Отсутствует единое понимание термина «проект».

Осознание необходимости внесения изменений для реализации управления проектами находится на низком уровне, так как высшее руководство сомневается, что управление проектами – это специальность, а не временные назначения людей.

Методология управления проектами отсутствует. 

Наблюдается ухудшение экологической ситуации на территории предприятия, большое количество отходов на территории предприятия. 

Задачи кейса: Список выявленных факторов показал, что существующая ситуация неблагоприятна для последующего внедрения системы управления проектами и несет в себе угрозу. 

На основе полученных фактов по результатам диагностики необходимо предпринять меры по внедрению методологии управления проектами на предприятии.