База задач по документоведению и архивоведению

Какие документы входят в состав организационной группы организационно-распорядительной документации?

Вопрос 7Ответ

a.
инструкции


b.
акты


c.
нормативы


d.
приказы

Какие реквизиты включаются в общий бланк?

Вопрос 4Ответ

a.
номер телефона/факса


b.
место составления или издания документа


c.
почтовый адрес


d.
наименование организации

Выберите верное утверждение:
Вопрос 7Выберите один ответ:

a.
документы постоянного и временного сроков хранения группируются в одно дело

b.
к делам приобщаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел

c.
в дело включается по два экземпляра каждого документа

Какой вид документов не относится к классификации по месту возникновения и направлению движения документов:
Вопрос 3Выберите один ответ:

a.
простые

b.
исходящие

c.
внутренние

Изучите ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов». Ответьте на вопрос: Кто такой исполнитель документа, какие сведения
указываются в отметке об исполнителе и почему? Дать письменный, развернутый ответ.

Задание 1. Расположите в правильном порядке этапы работы с
документами:
А) отправка документа; Б) контроль исполнения документов; В) прием и
первичная обработка документов; Г) регистрация документов; Д)
информационно-справочная работа; Е) исполнение документов; Ж)
предварительное рассмотрение и распределение.

Соотнесите верно общие функции документа и их определения:
Коммуникативная
это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций

Социальная
документ всегда выступает средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными организациями, должностными лицами

Культурная
любой документ является носителем информации, его цель - сохранить эту информацию во времени и пространстве

Информационная
всякий документ является выражением той или иной социальной потребности

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1.
ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Цель работы: приобретение умений оформления реквизитов документов.
В результате выполнения практической работы студенты должны:
- знать основные реквизиты документов;
- уметь оформлять реквизиты документов;
- уметь определять реквизиты в документе.
* Задания:
1. Оформите следующие реквизиты:
1. Комитет по труду при администрации Волгоградской области РФ существует по адресу: 400131, ул. Рокоссовского,10. Телефон организации: (8442)32-97-83. ОКПО 50945576, ОГРН 1033349923974, ИНН/КПП 3445746353/344010980. Оформите реквизиты «наименование организации», «справочные данные организации».
2. Письмо было отправлено из организации (см. задание 1) 16.05.22 за № 221-02/16 в ответ на письмо от 06.05.22 за № 435/122. Оформите реквизиты «дата, регистрационный номер», «ссьилка на дату и регистрационный номер».
3. Документ утвержден директором ЗАО «Торговый дом ЗИЛ» В.П. Шрамовым 25.04.2022. Оформите реквизит «гриф утверждения».
2. Назовите реквизиты, представленные ниже. Определите, верно или неверно они оформлены.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ГЕОДЕЗИИ И КАРТОГРАФИИ РФ (РОСКАРТОГРАФИЯ)

Федеральное
государственное унитарное предприятие
«Северо-западный
региональный кадастровый центр»
(ФГУП «СЗРКЦ»)

1. Документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса — это

Соотнесите термины и их определения
1.Фонические источники
А). музейные предметы, которые содержат информацию, зафиксированную посредством зрительного образа

2. Изобразительные источники
Б). специфический тип источников, на которых с помощью специальных технических приспособлений зафиксирована информация в виде звуков человеческой речи, шумов, музыки и так далее.

3. Вещественные источники
В). тип музейных предметов, информация в которых зафиксирована посредством письменных знаков. Они имеют широкие информативные возможности.

Определите последовательность работы с входящими, внутренними и исходящими документами, выбрав необходимые действия из приведенных ниже операций:
● отправка документа;
● контроль исполнения документа;
● проставление отметки о поступлении документа;
● проставление отметки о направлении документа в дело;
● определение сроков хранения документа;
● исполнение документа;
● составление проекта документа;
● регистрация документа;
● согласование проекта документа;
● вскрытие конверта и проверка вложений;
● подшивка документа в дело;
● проверка правильности адресования;
● заполнение регистрационной карточки;
● передача документа исполнителю;
● проверка правильности оформления документа;
● передача документов руководителю;
● подписание документа руководителем;
● рассмотрение документа руководителем и фиксирование своего
решения в резолюции;
● предварительное рассмотрение (сортировка, разметка) документов

Ответ оформите в виде таблицы
Входящие документы Исходящие документы Внутренние документы

4. Какие реквизиты названы неверно? Напишите правильное название реквизита в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016.
Название реквизита
Контроль
Порядковый номер документа
Приложение
Виза согласования документа
Фамилия и номер создателя документа
Электронная подпись автора документа
Гриф для служебного пользования документа
Номер налогоплательщика
Место издания документа
Прописными буквами УТВЕРЖДАЮ,
должность, подпись, расшифровка, дата

1. Перечисленные ниже виды документов распределите по подгруппам организационно-распорядительной документации. Ответ оформите в виде таблицы.
Приказ, штатное расписание, служебное письмо, акт, устав, распоряжение, положение о структурном подразделении, протокол, постановление, служебная записка, должностная инструкция, решение, учредительный договор, указание, справка.
Организационная Распорядительная Информационно-справочная

Составьте заголовок к распорядительным документам, используя представленные существительные в нужной форме:



Назначение, ликвидация, утверждение, реорганизация, создание, поощрение, увольнение.

оформи ссылку по ГОСТу:
Кривопалова, Н. Ю. Общественная деятельность интеллигенции Самарской губернии в начале XX в. / Н. Ю. Кривопалова // Вестник института печати СГАУ / Самар. гос. аэрокосм. ун-т им. С. П. Королева, Ин-т печати. - Самара, 2009[ред. совет: В. А. Барвинок и др.]. - 2009. - С. 51-65.

асположите элементы структуры государственной системы документационного обеспечения управления в хронологической последовательности их осуществления.



Blank 1 Вопрос 11

состав управленческих документов
Blank 2 Вопрос 11

унификация и стандартизация управленческих документов
Blank 3 Вопрос 11

организация документооборота
Blank 4 Вопрос 11

оформление управленческих документов,
Blank 5 Вопрос 11

составление номенклатур дел
Blank 6 Вопрос 11

составление текстов управленческих документов
Blank 7 Вопрос 11

экспертиза ценности документов

Установите соответствие между документом (колонка А) и его видом (колонка Б):

Колонка А

Колонка Б

1. постановление

A. распорядительный документ

2. штатное расписание

B. информационно-справочный документ

3. служебная записка

C. документ по личному составу

4. личная карточка

D. организационный документ

Найдите о 6 ошибок в данном заявлении. Отредактируйте тексты. Декану автомобильного факультета Технологического транспорта и сервиса проф. С.Р. Иванову от Петрова К.С. Заявление. В связи с тем что я устроился на работу в фирму «Аква», прошу перевести меня на заочное отделение, так как я не могу учиться ни в дневное, ни в вечернее время. С уважением К.С. Петров 11 сентября 2014 г _____________

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 заполните таблицу.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 заполните таблицу.

7. Найдите информацию и ответьте на вопросы:
7.1. Что такое экспертиза ценностей документов?
7.2. Где она проводится?
7.3. Какие документы оформляются по ее итогам?

ЗАДАНИЕ 1. Составьте номенклатуру дел ЛГУ им. А.С. Пушкина.
Основные документы можно найти на сайте, а так же необходимо определить какие еще могут быть документы для хранения.
В соответствии с Приказом от 20 декабря 2019 г. N 236ОБ утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, с указанием сроков их хранения, укажите сроки хранения документов и номер статьи из вышеуказанного приказа.

Задание № 1. По приказу директора в АО «РИК» была проведена проверка сохранности управленческих документов. Комиссия в течение трех дней проверяла организацию и условия хранения управленческих документов. В результате проверки установлено: 1) документы хранятся в структурных подразделениях и в Общем отделе; 2) номенклатура дел ежегодно согласовывается с областным архивом; 3) фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива.
Возглавил комиссию председатель - заместитель директора; члены комиссии: заведующий общим отделом, инспектор отдела кадров, заместитель главного бухгалтера, референт. Акт утвержден директором АО «РИК».
Составьте и оформите акт.

4. Заполните таблицу 1 «Сроки хранения документов».

Таблица 1 - Сроки хранения документов