База задач по документоведению и архивоведению

Установите соответствие характеристик и основных учетных документов в архиве.

Характеристика

Основные учетные документы в архиве

для регистрации принятых на хранение архивных фондов и архивных коллекций, присвоения им номеров, учета количества и состава архивных фондов и архивных коллекций, находящихся на хранении и выбывших




для учета в рамках архивного фонда, архивной коллекции количества и состава описей и их нумерации, количества и состава документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений по каждой описи и фонду (коллекции) в целом, фиксации изменений в названии фонда



для поединичного и суммарного учета единиц хранения, закрепления порядка систематизации единиц хранения, учета изменений в составе и объеме документов, включенных в данную опись



для регистрации описей дел и документов, учета их количества и состава




для суммарного учета архивных фондов и архивных документов конкретного архивохранилища




комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, объединенного архивного фонда и архивной коллекции


опись дел, дело фонда, реестр описей, список фондов, лист фонда, паспорт архивохранилища

Разработка алгоритма действий по предотвращению угрозы хищения документов из архива.



Разработайте алгоритм действий по предотвращению угрозы хищения документов из архива. Оформите алгоритм в виде схемы или памятки.

Внимательно изучите карточку учета необнаруженных дел и описание карточки в таблице ниже. Выберите номер верного описания. Впиште ответ цифрой.



КАРТОЧКА УЧЕТА НЕОБНАРУЖЕННЫХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Фонд № Р-1813


В архивохранилище Ответ Вопрос 3
№ 2_______

(название архивохранилища)



Название фонда _______ХХХХХХХХХ______________



Дата необнаружения документа ______00.00.0000____




Номер описи


Номер ед. хр.

Заголовок
ед. хр.


Крайние даты

Кол-во листов (время звучания, метраж)

3

620

Сводные статистические таблицы

1985

218

Отметка о ходе розыска

Результат розыска

Розыск в архивохранилище: на соседних полках и стеллажах.

Не обнаружено.

Изучение дела фонда: согласно акту приема -передачи № 3 дело не поступало на хранение. В последующий период не поступало.

Не поступало на хранение в архив.



Описание карточки.

Номер

Описание

1

В фонде № Р-1813 проведен розыск необнаруженного дела «Сводные бухгалтерские таблицы» за 1985 год. Розыск проведен в архивохранилище и изучено дело фонда. Комиссия пришла к выводу, что дело в архив не поступало.

2

В фонде № Р-1813 проведен розыск необнаруженного дела «Сводные статистические таблицы» за 1985 год. Розыск проведен в архивохранилище и изучено дело фонда. Комиссия пришла к выводу, что дело уничтожено в связи с истечением срока хранения.

3

В фонде № Р-1813 проведен розыск необнаруженного дела «Сводные статистические таблицы» за 1985 год. Розыск проведен в архивохранилище, изучено дело фонда, проверены акты о выделении дел к уничтожению и книга учета поступлений. Комиссия пришла к выводу, что дело в архив не поступало и среди дел, выделенных к уничтожению дело также не обнаружено.

4

В фонде № Р-1813 проведен розыск необнаруженного дела «Сводные статистические таблицы» за 1985 год. Розыск проведен в архивохранилище, изучено дело фонда. Комиссия пришла к выводу, что дело в архив не поступало.

8. Алгоритм поиска информации и ответ на обращение гражданина

В муниципальный архив, сотрудником которого вы являетесь, обратился гражданин Н.Е. Здоров просьбой восстановить информацию об установлении профессионального заболевания и неоднократном прохождении лечения в санатории трикотажной фабрики «Закат» в 1990–1995 годах. В этот период фабрика была основным градообразующим предприятием, но обанкротилась и закрылась в 1999 году. Документы переданы в муниципальный архив. Информация нужна для предоставления в Фонд социального страхования.

Составьте алгоритм поиска информации и оформите справку для Фонда социального страхования с соблюдением всех действующих правил. Недостающие данные придумайте самостоятельно.

Внимательно изучите представленный документ. Определите минимальную влажность воздуха для хранения черно-белых кинодокументов на нитрооснове. Впишите цифру влажности в ответ.

Параметры воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов должны составлять:

Вид носителя (основы) документа

Температура воздуха (t) °С

Влажность воздуха (\р) %

черно-белые

цветные

черно-белые

цветные

мин. с учетом допуска

макс, с учетом допуска

мин. с учетом допуска

макс, с учетом допуска

мин. с учетом допуска

макс, с учетов допуска

мин. с учетом допуска

макс, с учетом допуска

кинодокументы

нитрооснова

(из нитроцеллюлозы)

0

+ 10

–5

+ 5

40

50

40

50

безопасная основа

(из триацетатцеллюлозы или полиэтилентерефталата)

+ 2

+ 15

–5

+ 5

40

50

40

50

фотодокументы

пленка

+ 8

+ 15

–5

+ 5

40

50

40

50

фотобумага

+ 17

+ 19

+ 2

+ 5

40

50

40

50

стекло

амбротип

дагерротип
ферротип

+ 8

+ 15

–5

+ 5

40

50

40

50

фонодокументы, видеодокументы

на магнитной ленте, магнитных носителях

мин. + 8

макс. + 15

мин. 40

макс. 50

Выполнение кейс-задания о подготовке к списанию архивных документов, по которым истек срок хранения.

Выполните кейс-задание. Вас приняли на работу архивистом в ООО "ХХХ" и поручили подготовить к списанию архивные документы, по которым истек срок хранения. Составьте пошаговый алгоритм своих действий.

Заполните сводную номенклатуру дел организации известными сведениями.

Сведения: в подразделении организации «Бухгалтерия» имеется дело с индексом – 02-04, заголовок дела – «Кассовая книга», срок хранения - 5 лет. Обратите внимание, что задание содержит фальшответы (неправильные сведения для заполнения номенклатуры).

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во ед. хр.

Срок хранения и N статей по перечню

Примечание

10 лет, канцелярия, кассовая книга, 5 лет, 02-04

Составьте макет паспорта архива организации (раздел 1. Общие сведения), хранящей управленческую документацию, согласно Приложению 4 к приказу Росархива от 11.03.1997 № 11. Заполните пустые графы. Обратите внимание, что задание содержит фальшответы (неправильные сведения для составления паспорта).

1. Общие сведения.

Blank 1 Вопрос 3


Blank 2 Вопрос 3


Blank 3 Вопрос 3


Blank 4 Вопрос 3


А

1

2

3

101





крайние даты, код строки, загруженность архивохранилища, площадь архивохранилища, кол-во фондов, показатели

Вы сотрудник архива, вам необходимо выявить основные критерии определения уникальных документов. Выберите все подходящие пункты и перечислите их цифрами без пробелов и запятых.

№

Критерии

1

Древность документа

2

Подлинность документа

3

Бесспорность культурно-исторической значимости документа

4

Внешний вид документа

5

Публичность документа

6

Высокая материальная ценность документа

7

Отношение документа к историческому событию

8

Отношение документа к исторической личности

9

Юридическое значение документа

10

Художественные и оформительские особенности документа

Вы сотрудник архивохранилища, в окна архивохранилища поступает много света, что наносит вред документам. Какие защитные механизмы на окна можно применять в архивохранилище для защиты документов от естественного света? Выберите все подходящие пункты и перечислите их цифрами без пробелов и запятых.

№

Решение задачи

1

В архивохранилище допускается естественное освещение при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол).

2

В архивохранилище не допускается естественное освещение ни при каких условиях по санитарно-гигиеническим требованиям.

3

В архивохранилище допускается естественное освещение при условии применения на окнах защитных фильтров и покрытий.

4

В архивохранилище допускается естественное освещение при условии применения на окнах жалюзи.

Сведения: порядковый номер – 2, номер фонда – 13, номер описи – 1, название описи – «Опись дел по л/с», кол-во дел в описи по личному составу – 80, кол-во экземпляров – «1+копия».
Обратите внимание, что задание содержит фальшответы (неправильные сведения для заполнения реестра).

РЕЕСТР ОПИСЕЙ

№ п/п

№ фонда

№ описи

Название описи

Кол-во дел в описи

крайние даты

кол-во листов в описи

кол-во экземпляров описи

Примечание

постоянного хранения

временного (свыше 10 лет) хранения

по личному составу
вставить: 80, опись дел по л\с, 13, 50, 2, 1+копия, 1, опись за 2014

Внимательно изучите представленный документ. Определите максимальную температуру воздуха для хранения цветных фотодокументов на фотобумаге. Впишите цифру температуры в ответ (без знаков «+» и «-»).

Параметры воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов должны составлять:

Вид носителя (основы) документа

Температура воздуха (t) °С

Влажность воздуха (\р) %

черно-белые

цветные

черно-белые

цветные

мин. с учетом допуска

макс, с учетом допуска

мин. с учетом допуска

макс, с учетом допуска

мин. с учетом допуска

макс, с учетов допуска

мин. с учетом допуска

макс, с учетом допуска

кинодокументы

нитрооснова

(из нитроцеллюлозы)

0

+ 10

–5

+ 5

40

50

40

50

безопасная основа

(из триацетатцеллюлозы или полиэтилентерефталата)

+ 2

+ 15

–5

+ 5

40

50

40

50

фотодокументы

пленка

+ 8

+ 15

–5

+ 5

40

50

40

50

фотобумага

+ 17

+ 19

+ 2

+ 5

40

50

40

50

стекло

амбротип

дагерротип
ферротип

+ 8

+ 15

–5

+ 5

40

50

40

50

фонодокументы, видеодокументы

на магнитной ленте, магнитных носителях

мин. + 8

макс. + 15

мин. 40

макс. 50

Определение структурных элементов режима хранения документов в архиве.



Определите структурные элементы режима хранения документов в архиве. Чем обеспечиваются оптимальные условия хранения документов? Письменно ответьте на поставленный вопрос.

Заполнение акта проверки наличия архивных документов указанными сведениями.
Заполните фрагмент акта проверки наличия архивных документов указанными сведениями.
Сведения: в ходе проверки наличия и состояния дел в архиве организации был составлен акт комиссией и внесены следующие сведения: всего числится по описям 1857 дел. Всего не оказалось в наличии 7 дел. Обнаружилось, что 5 дел неправильно положены и относятся к другим фондам. По итогам проверки требуют дезинфекции - 14 дел, требуют реставрации – 8 дел и восстановления затухающих текстов - 1 дело.
Обратите внимание, что задание содержит фальшответы (неправильные сведения для заполнения акта).

Акт проверки наличия и состояния дел

Количество

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям: … дел,

Blank 1 Вопрос 1


в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения … дел



2. Всего не оказалось в наличии … дел,

Blank 2 Вопрос 1


в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК архивного учреждения, … дел.



3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенных в итоговых записях описей … дел,



3.2. неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей … дел



4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых записях описей … дел



4.2. неперечисленных, но учтенных в итоговых записях описей … дел



5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам, … дел

Blank 3 Вопрос 1


6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) … дел



7. Имеется не включенных в описи …. дел



8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в наличии … дел



из них:

8.1. требующих дезинфекции … дел

Blank 4 Вопрос 1


8.2. требующих дезинсекции … дел



8.3. требующих реставрации … дел

Blank 5 Вопрос 1


8.4. требующих переплета и подшивки … дел



8.5. требующих восстановления затухающих текстов … дел

Blank 6 Вопрос 1


8.6. неисправимо поврежденных … дел
примечание 7, 1857, 1, 13, 14,8,5

Заполнение раздела «Физическая характеристика документа» Листа учета и описания уникального документа указанными сведениями.
Заполните раздела «Физическая характеристика документа» Листа учета и описания уникального документа указанными сведениями.

Сведения для заполнения:
Документ на бумаге «Личное дело Ельцина Бориса Николаевича. 1963 - 1968 гг.» на 14 листах (размер документа 21*29 см) находится в хорошем состоянии. Документу не требуется реставрация.
Обратите внимание, что задание содержит фальш-ответы (неправильные сведения для заполнения).

Содержание раздела 3. «Физические характеристики документа»

Ответ

Материальный носитель информации




Размеры документа




Объем документа




Физическое состояние документа


Потребность в реставрации

Составление инструкции по обеспечению сохранности архивных документов при угрозе террористического акта.



Составьте инструкцию по обеспечению сохранности архивных документов при угрозе террористического акта.

Соотнесите термины и определения.



Определение

Термин

Подготовка дела к архивному хранению в соответствии с установленными правилами

Blank 1 Вопрос 2


Документ, информация которого представлена в электронной форме

Blank 2 Вопрос 2

Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования

Blank 3 Вопрос 2


Устройство для уничтожения документов

Blank 4 Вопрос 2

Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой
термин: копирования, миграция, шредер, каталогизация, конвертация, образ документа, электронный документ, фондирование, оформление дел

С учетом каких критериев осуществляется отнесение организаций и граждан к источникам комплектования архивов?



Вопрос 4Выберите один или несколько ответов:

a.
видовая принадлежность документов или носителей информации


b.
значение деятельности организаций, общественных объединений и граждан жизни общества


c.
принадлежность документов к составу архивного фонда фондообразователя


d.
коммерческая стоимость дел/документов


e.
форма собственности


f.
место нахождения юридического, физического лица


g.
степень сохранности дел/документов


h.
наличие официального статуса объекта исторического наследия


i.
принадлежность к значимым для страны/региона отраслям экономики

Соотнесите понятия и определения.



Определение

Понятие

Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению

Blank 1 Вопрос 3


Множество архивов, объединенных тождеством организационной формы

Blank 2 Вопрос 3


Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив

Blank 3 Вопрос 3


Принадлежность архива к тому или иному уровню системы архивных учреждений
понятия: собственник архива, ведомственная принадлежность, фонд архива, уровень подчинения, ранг архива, тип архива, источник комплектования , профиль архива

Определите алгоритм проведения основного этапа экспертизы ценности документов. Перенесите порядковый номер определения в соответствующую ячейку схемы.



Срок хранения истек
Документ хранится в структурном подразделении
Документ не представляет ценности
Срок хранения не истек
Документ передается в архив организации
Изучение содержания документов
Документ может быть уничтожен

Определите сроки хранения документов. Обратите внимание, что задание содержит фальшответы (неправильное указание сроков).



Вид документа

Срок хранения (в годах)

Записи актов гражданского состояния

Blank 1 Вопрос 2


Научная документация по месту создания

Blank 2 Вопрос 2


Записи нотариальных действий по месту создания

Blank 3 Вопрос 2


Документы по личному составу

Blank 4 Вопрос 2


Видео- и фонодокументы
года: 5, 100, 45, 60, 75, 150, 25, 50, 15 ,3

Определите последовательность действий по выделению документов к уничтожению. Обратите внимание, что задание содержит фальшответы (несуществующие этапы работ).



Оформление служебной записки на имя ответственного за архив организации
Подготовка предложений к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению на уровне структурных подразделений
Утверждение акта руководителем организации
Формирование документов, не подлежащих хранению, в особые папки
Согласование акта на ЭК организации
Подготовка проекта акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению на уровне организации
Оформление справки для Росархива о составе документов, не подлежащих хранению
Проведение экспертизы ценности документов на основании типовых перечней и номенклатур дел, отбор документов для дальнейшего хранения и уничтожения

По завершении хранения документов в делопроизводстве проводится их оценка и работы по подготовке к дальнейшему хранению и использованию, которая включает (выберите одно или несколько правильных утверждений и перечислите цифрами в порядке возрастания, без запятых и пробелов)



Экспертизу ценности документов для определения возможности их дальнейшего практического и научного использования
Снятие документов с учета в текущем делопроизводстве
Составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу
Передачу дел в архив организации
Корректировку номенклатуры дел
Оформление дел, подлежащих дальнейшему хранению
Оформление акта об изъятии документов из структурного подразделения
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения, не представляющих практической или научной ценности

Укажите, что является основанием для определения хронологических границ архивного фонда/коллекции?

Вопрос 5Выберите один или несколько ответов:

1.
даты самого раннего и позднего документа


2.
даты публикации (упоминания в печати) документов фонда/коллекции


3.
даты образования и ликвидации самого раннего и наиболее позднего по времени


4.
даты сдаточных описей/актов о передаче дел


5.
даты рождения и смерти человека, документы которого составляют фонд




6.
деятельности учреждения, документы которых вошли в состав фонда


7.
официальные даты образования и ликвидации учреждения


8.
порядковые номера документов фонда/коллекции


9.
даты начала формирования фонда/коллекции и передачи в государственный/муниципальный архив