Условие задачи
У компании «Проф-Рассылка» есть проект, который высшее руководство считает перспективным и стратегически важным.
Суть проблемы в компании: Компания «Проф-Рассылка» занимается доставкой ценных отправлений клиентам (сейчас в активе компании 350 клиентов) по различным городам. На текущий момент процессы по этому направлению работы не выстроены, вследствие чего комплекс услуг, предоставляемый Заказчику, оказывается низкого качества (сроки/претензии).
Перед менеджером проекта стоит задача реализовать за 6 месяцев проект целью которого является значительное увеличение среднемесячных объёмов рассылки ценных отправлений. В компании существует отдел логистики, отдел инженерной разработки, производство, бухгалтерия, склад и IT-отдел. Сотрудники данных отделов заняты своими текущими задачами. На проект выделено 200 тысяч рублей.
Проектный менеджер определил круг исполнителей проекта и очертил круг задач:
1. Разработчик IT-системы - Николай
Задача: Необходимо внести коррективы в программу обработки базы данных, с учетом нового направления. Разработчик ссылается на то, что у него нет времени для работ по этому проекту. Говорит, что другие приоритеты, поставленные руководителем IT-отдела, большая загрузка. Вы подозреваете, что данная работа ему не очень интересна, а интерес для Николая имеет большое значение. Вы уже разговаривали с руководителем отдела IT, он обещал содействие. Но, насколько Вам известно, Николай сам определяет приоритеты в своей работе, и все содействие, на данный момент, было в определении того, что
«надо найти время и сделать работу для нового направления».
2. Инженер – Василий
Задача: разработка функциональной упаковки и расчёт сметы по ее производству. Василий готов работать, но клиенту важен дизайн, а постоянно работающий дизайнер ушла в декрет, нового штатного сотрудника пока не нашли. Есть только внешний сотрудник, который завален заказами и не может оперативно сделать дизайн.
3. Логист – Иван
Задача: изменение логистики проекта и расчет стоимости перевозки по городам. На данный момент из-за того, что ключевой клиент постоянно меняет техническое задание, четкие сроки выдержать не удается. В связи с этим – постоянные сбои в организации доставки (холостые пробеги, простой транспорта). Из-за этого проекта у Ивана испортились отношения с поставщиком транспортных услуг и он, мягко говоря, раздражен. Он считает, что постоянные корректировки ТЗ – «ваша недоработка и некомпетентность в организации логистики».
4. Директор производства – Василий Петрович
Настроен очень позитивно. Однако на производстве есть уже утвержденные планы производства и упаковки. Он хочет знать четкий объем и сроки, чтобы корректно включить исполнение заказа в планы. К сожалению, из-за изменения ТЗ и проблем с базой данных адресов сроки и задачи постоянно меняются.
Привлечь к процессу руководство компании получается не всегда или эпизодически. Отражение проблемы посредством написания служебных записок, проведением рабочих встреч, написания задач в корпоративной электронной почте успеха не приносят.
Сроки и ответственность за успешную реализацию проекта с него не снимаются. Проект является непрофильным для компании, т.е. производственный ресурс ограничен (площади, специалисты, технологии).
Надо раскрыть исходя из условий кейса:
1) Определите целеполагание проекта (SMART-анализ).
2) Охарактеризуйте проблемы на данный момент в проекте.
Ответ
SMART-анализ целеполагания проекта:
1. S Specific (Конкретность и ясность). По проекту требуется значительно увеличить среднемесячные объёмы рассылки ценных отправлений компании Проф-Рассылка.
2. M Measurable (Измеримость). Известно только, что в текущий период компания Проф-Рассылка работает с 350 клиентами. Но не уточняется н текущий объем рассылки ценных отправлений, ни показатель того, насколько именно данный объем должен быть увеличен.
3. А Achievable. (Достижимость). Отсутствуют выстроенные процессы, обеспечивающие выполнение заказов на рассылки. В связи с этим специалисты не могут адекв...
