Холодный осенний вечер, часы показывают 20:00. Михаил как обычно задержался на работе. Завтра нужно отправить калькуляцию затрат по подготовке участка к строительству частного дома заказчику, а к ней еще не приступали.

Холодный осенний вечер, часы показывают 20:00. Михаил как обычно задержался на работе. Завтра нужно отправить калькуляцию затрат по подготовке участка к строительству частного дома заказчику, а к ней еще не приступали. Причина всему – высокая занятость прораба Юрия, который третий день вносит изменения вместе с клиентом в калькуляцию домокомплекта с учетом пожеланий заказчика. Внезапно раздается звонок на рабочий телефон:

«Михаил Викторович, добрый вечер! Меня зовут Константин. Простите, что поздно звоню. Нам Ваш номер дал Юрий, Ваш сотрудник. Нас две бригады сборщиков домокомплектов, по 3 человека. Наверняка Вы слышали, что ООО «Домстрой», где мы работали, развалилась со скандалом, и мы остались без работы. Может быть, у Вас есть заказы для нас? Мы готовы приступить хоть завтра!».

В голове у Михаила всплыла вчерашняя статья из интернета о перспективах рынка малоэтажного строительства, и что хорошо бы расширить горизонты работы компании, но катастрофически не хватает компетентных сотрудников, и тут такая удача. 

«Добрый вечер! Приходите к 10:00 завтра к нам в офис, и мы все обсудим. До завтра!» - сказал Михаил и положил трубку.

Предприятие ООО «НивелирВолгаСтрой» было создано в 2019 г. в г. Городце Нижегородской области. Директор компании – Кузнецов Михаил. Основной деятельностью компании является малоэтажное строительство на территории Нижегородской области.

Основными направлениями деятельности предприятия являются:

1. Подготовка участка под строительство (удаление деревьев, демонтаж старых зданий, сооружений в пятне застройки);

2. Устройство фундамента;

3. Возведение стен и кровли;

4. Осуществление покрасочных работ;

5. Прокладка коммуникаций к дому и от дома (газ, электричество, водопровод, оптоволокно);

6.  Прокладка коммуникаций внутри дома (отопление, вентиляция, кондиционирование, водопровод, канализация, электричество, слаботочные системы);

7. Осуществление внутренних отделочных работ (устройство полов и укладка напольных покрытий, отделка стен и потолков);

8.  Выполнение ландшафтных работ (устройство отмостки, дорожек, площадок, заездов с укладкой чистовых покрытий (брусчатки, камня), высадка растений и деревьев, устройство газонов);

9.  Благоустройство (строительство заборов, навесов, хозяйственных помещений).

ООО «НивелирВолгаСтрой» имеет богатый опыт частного малоэтажного строительства. За период существования предприятия было построено частных домовладений общей площадью более 3500 кв. метров. Выполнен комплекс общестроительных работ, проводились два вида внутренней отделки (черновая и чистовая), а также работы по благоустройству и ландшафту. Объем выполненных работ за время работы компании представлен на рисунке 1.

Описание проблемной ситуации

Управление в компании ООО «НивелирВолгаСтрой» сформировано по линейному типу. Руководитель находится во главе предприятия. Он осуществляет руководство сотрудниками компании.

В обязанности директора входит:

1. Поиск заказчиков, переговоры, составление, заключение договоров. Поддержание отношений с партнерами, предоставляющих потенциальных заказчиков;

2. Обсуждение с участниками строительного процесса этапности выполнения работ и их корректировка; 

3. Ведение кассы;

4. Общее ведение и контроль всех стадий выполнения строительных работ по всем объектам от закладки на участке коммуникаций до финишной внутренней отделки. Расстановка бригад в работу соответственно этапам выполнения работ, координация работы строительных бригад с работой узкопрофильных специалистов;

5. Выполнение работ по расчету строительных объемов, мониторингу оптимальных цен и адекватных поставщиков материалов. Для составления калькуляций на выполнение работ;

6. Снабжение основными материалами для выполнения работ, получение счетов на материалы, сбор отчетных документов для бухгалтерии;

7. Поиск транспорта для доставки материала; 

8. Составление путевых листов по маршрутам для водителей;

9. Ведение фактических калькуляций по выполнению работ, ежедневное внесение расходов по калькуляциям по оплате работ, материалов транспорта, работы техники;

10. Установление контакта, обсуждение условий работы с основными поставщиками материалов. Поддержание отношений;

11. Проведение совещаний с заказчиками, архитекторами, дизайнерами. Постоянное общение с архитектором и дизайнером в ходе выполнения работ. 

Функциональные обязанности прораба:

1. Организация и контроль над выполнением работ;

2. Снабжение объектов расходными материалами, крепежом, инструментом;

3.  Наймом спецтехники для выполнения работ;

4. Помощь в расчете строительных объемов для составления калькуляций;

5. Поиск строительных бригад и узкопрофильных специалистов.

Бухгалтер занимается ведением документации предприятия: составляет и сдает квартальные отчеты для федеральной налоговой службы, выставляет счета, делает акты выполненных работ, выполняет оплаты со счета, ведет подотчеты.

В своей работе сотрудники руководствуются приказами и распоряжениями директора. В компании отсутствуют правила взаимодействия сотрудников между собой, а также с внешними контрагентами.

При текущей организационной структуре продолжительность рабочего дня директора составляет 10–12 часов, 6–7 дней в неделю. Продолжительность рабочего дня прораба сегодня также варьируется в районе 10–12 часов в день и как минимум 6 дней в неделю. Работа прораба все время происходит в авральном режиме, сотрудник не успевает восстанавливаться за один выходной день в неделю, что приводит к снижению эффективности работы сотрудника и допущению ошибок в работе. Результатом допущенных ошибок является недоверие со стороны заказчика, если ошибки не удается исправить вовремя. Кроме того, ошибки почти всегда приводят к дополнительным затратам на их устранение. При этом ухудшается и моральное состояние сотрудника, что опять же приводит к снижению эффективности его работы. Часто возникают ситуации, когда прораб физически не успевает выполнять весь объем работ. В этом случае директору приходиться выполнять часть работы прораба по объектам, что в свою очередь приводит к потере времени директора на выполнение своих основных функций.

Сегодня компания выполняет строительство порядка 7–8 домов под ключ в год, но с выходом на новый рынок более «доступных» домов (низший ценовой сегмент), планируется увеличить количество выполняемых проектов до 20 в год. 

Укрупненно процесс строительства дома на текущий момент выглядит следующим образом, где в скобках указаны исходящие документы, заполняемые по каждому процессу:

1. Знакомство с заказчиком, выяснение пожеланий (кадастровый номер и топографическая съемка участка, генплан и проект);

2. Расчет предварительной калькуляции выполнения работ по: фундаменту, подготовке участка, домокомплекту, коммуникациям (смета);

3. Выезд на объект с заказчиком. Обсуждение пожеланий заказчика (измененный генплан);

4. Подготовка грунта участка (акт выполненных работ);

5. Возведение фундамента (акт выполненных работ);

6. Прокладка коммуникаций (акт выполненных работ);

7. Возведение дома (акт выполненных работ);

8. Прокладка внутренних коммуникаций (акт выполненных работ);

9. Наружная и внутренняя отделка дома (акт выполненных работ);

10. Благоустройство участка (акт выполненных работ).

Сегодня все работы по строительству дома и благоустройству прилегающей территории компания ООО «НивелирВолгаСтрой» выполняет своими силами с помощью арендованной техники, найма дополнительных бригад на разовые работы (качество работы каждой бригады отличается). В перспективе расширение клиентской базы и количества заказов в год, что сложно реализовать в текущем штатном расписании. Поэтому руководством компании рассматривается вариант вынесения части низкорентабельных работ по строительству дома на аутсорсинг. 

В настоящий момент мотивация сотрудников компании составляется из расчета - 85% окладная часть, и только 15% - вариативная в зависимости от прибыльности работы предприятия. Но с учетом появившейся возможности для выхода на новые рынки и расширения компании, Михаил планирует пересмотреть мотивацию сотрудников, чтобы у них было желание работать качественнее на репутацию компании, а также разработать ключевые показатели эффективности для каждой должности для учета качества выполнения своих должностных обязанностей.

Какие изменения Вы сделаете на месте Михаила для трансформации компании с учетом появившихся возможностей на рынке?

1. Разработать и визуально представить новую организационную структуру организации с учетом текущих проблем в компании и появившейся на рынке возможности. Представить обоснование каждому изменению в организационной структуре.

2. Прописать оптимизированный бизнес-процесс строительства дома с учетом предложенной новой организационной структуры компании в виде блок-схемы. На блок-схеме отразить ответственных за каждый процесс, и указать результат данного процесса в виде документа. Пример оформления бизнес-процесса в виде блок-схемы указан ниже.

3. Предложить ключевые показатели эффективности по каждой должности с учетом, разработанной Вами выше оптимизированной организационной структуры. 

4. Прописать подробную мотивацию (оплату труда) для сотрудника на должности «Прораб».