Условие:
Фонд поддержки культуры, созданный при одном из муниципальных округов, принял решение открыть музей истории района, который также будет использоваться как площадка для проведения выставок, конференций, юбилейных мероприятий, концертов самодеятельности и т.д.
План проекта включает целый ряд пунктов, каждый из которых может рассматриваться как завершающий этап пакета работ, работы или отдельного задания, например: получение банковского кредита, заключение договора об аренде помещения, ремонт помещении, закупка и размещение оборудования (от витрин до звукоусиливающей аппаратуры), подбор штата сотрудников, проведение организационного заседания попечительского совета музея, и т.д. Последним пунктом плана является проведение торжественного открытия музея.
Подготовить открытие поручили руководителю отдела маркетинга и рекламы из команды проекта.
Выполнить планирование проекта с использованием:
1) плана ключевых событий;
2) поэтапного планирования;
3) планирования с помощью полосовых диаграмм;
4) сетевого планирования
Менеджер составил следующий план ключевых событий (табл. 1).
План ключевых событий не является всеобъемлющим и не включает в себя всех событий, которые должны произойти, чтобы открытие музея было успешным. Но он представляет даты, на которые запланированы ключевые события, обеспечивающие успешное проведение мероприятия.
Поэтапное планирование. Этот метод планирования показывает, в каком состоянии должен находиться процесс реализации проекта (выполнения задания) на каждом фиксированном его временном этапе (по дням, неделям, месяцам).
Поэтапное планирование существенно не отличается от плана ключевых событий. Разница лишь в том, что план ключевых событий представляет основные события независимо от промежутка времени между ними, в то время как поэтапный план — это ряд дат через определенные интервалы времени. Он показывает, что должно произойти к каждой из этих дат.
Если бы менеджер, ответственный за подготовку открытия музея Истории района воспользовался этим методом, то его план выглядел бы примерно следующим образом (табл. 2).
Планирование с помощью полосовых диаграмм. Одним из самых ранних и наиболее универсальных методов планирования проектов является полосовая диаграмма — специальная таблица, разработанная американским теоретиком менеджмента, представителем классической школы менеджмента Г. Ганттом. Полосовая диаграмма отражает текущую стадию реализации проекта в соотношении с еще предстоящими действиями и сроками завершения работы. Продолжительность каждого вида деятельности указана в виде полосы. Полосы затенены, для того чтобы показать степень завершенности этого вида деятельности. В результате становится возможным с первого взгляда определить текущее состояние каждого вида деятельности и предельные сроки выполнения проекта.
В связи с тем, что таблицы Гантта пользуются популярностью, их все чаще используют в пакетах прикладных компьютерных программ для того, чтобы помочь менеджерам планировать проекты и управлять ими.
Сетевое планирование — это такой подход к проектному планированию, который позволяет увидеть отдельные этапы (работы) выполнения сложного проекта и получить представление о путях достижения целей.
Для использования сетевых методов планирования необходимо обеспечить следующие условия:
• все виды деятельности должны быть четко определены в проекте;
• должна быть определена отправная точка — начало выполнения работ проекта;
• должны быть определены требования к очередности видов деятельности (т.е. необходимо определить, какое действие следует за предыдущим);
• необходимо разработать диаграмму, отражающую последовательность действий;
• необходимо определить время для каждого вида деятельности;
• эту диаграмму необходимо оценить путем расчета критического пути, затем нужно составить график различных видов деятельности;
• по мере развития проекта нужно фиксировать действительное время, чтобы, по необходимости, внести поправки в график.
Решение:
В таблице 1.1 представлен план ключевых событий для открытия музея истории района
В таблице 1.2 представлено поэтапное планирован...