Кейс «Информационная система ценою подешевле» В 2021 году небольшая компьютерная компания испытывала трудности с объемами работ, и руководство призвало сотрудников привлекать заказы, обещая бонусы от новых контрактов. Дмитрий работал в этой фирме и часто

Кейс «Информационная система ценою подешевле»

В 2021 году небольшая компьютерная компания испытывала трудности с объемами работ, и руководство призвало сотрудников привлекать заказы, обещая бонусы от новых контрактов. Дмитрий работал в этой фирме и часто назначался на роль руководителя проектов. Раздумывая, что тут можно сделать, он вспомнил про дальнюю знакомую жены (Светлану), которая как-то высказывалась, что в их юридической фирме наконец-то собираются устанавливать информационную систему, и полушутя предлагала им поучаствовать.

После встречи выяснилось, что Светлана занимает должность заместителя директора в юридической компании "Справедливость". Директор компании (Иван Петрович) начал интересоваться информатизацией и поручил ей искать варианты по исполнителям.

Светлана кратко описала Дмитрию ситуацию с необходимостью автоматизации определенных процессов, сформулировала, что хотелось бы видеть в новой программе, передала некоторые документы, характеризующие деятельность фирмы и попросила в течение недели подготовить коммерческое предложение по созданию системы на имя директора. При этом предупредила, что Иван Петрович при отборе исполнителей руководствуется, в первую очередь, стоимостью работ. Она сообщила, что, являясь гуманитарием по образованию и кандидатом наук, далека от знания информационных систем, поэтому попросила учитывать это и помогать ей.

Дмитрий получил одобрение от своего руководства. Ген. директор пообещал, что в случае получения этого проекта, именно Дмитрий будет его руководителем. С помощью аналитиков и программистов Дмитрий составил коммерческое предложение с минимальной суммой, за которую их компания могла бы взяться за работу. Дмитрий связался со Светланой и сообщил о готовности к встрече, обозначив сумму работ примерно на четверть меньше, чем было согласовано в компании. Соображения были понятные: если они получат заказ, то компенсировать более низкую начальную цену контракта можно будет через перечень требований к системе, соответственно уменьшив их объем. А низкая цена должна была стать приманкой для Ивана Петровича.

Светлана пригласила Дмитрия на встречу с руководством компании "Справедливость". Расспросив Дмитрия о нем, его организации, Иван Петрович довольно долго и увлеченно говорил, что он хотел бы получить от создаваемой системы, причем в его высказываниях просматривались новые достаточно сложные функции системы, о которых Светлана ничего не говорила. В конце встречи Иван Петрович задал вопрос о цене, Дмитрий назвал стоимость, которая была указана в коммерческом предложении, но оговорился, что эта сумма минимальная из возможных, она может увеличиться по мере уточнения требований и появления более сложных задач. Например, те задачи системы, которые озвучил Иван Петрович, значительно увеличат стоимость системы.

Последнее замечания не очень понравилось директору юридической фирмы. Он пытался провести параллель с договором на ремонт квартиры: стороны обговаривают условия, спорят, торгуются, но когда договорились, стоимость уже не меняют. Иван Петрович заканчивал ремонт в своей новой квартире и считал, что цена на компьютеризацию компании не должна быть больше, чем стоимость его современного ремонта. А все завышенные цены - это попытка его обмануть со стороны компьютерных компаний. Уступать он не намерен.

Дмитрий ответил на это, что создание информационной системы и ремонт квартиры - различные процессы, но торг уместен, и его нужно вести, имея на руках техническое задание проекта (ТЗ). Помолчав, Иван Петрович дал добро на подготовку комплекта договорных документов и ТЗ (сам он отказался его составлять, т.к. не слабо разбирался в вопросах цифровизации). Светлана была назначена куратором проекта.

Обследовав основные подразделения, Дмитрий обнаружил в компании-заказчике три типа сотрудников: одни говорили, сделайте нам как в 1С; другие хотели, чтобы система была как Excel, но только лучше; третьи просто ждали, что получится. При этом Excel-группа проявила определенную настороженность в обсуждении проблем автоматизации из-за нежелания терять свое уникальное положение по обеспечению отчетами других сотрудников, а также - и это главное - руководства компании. Их позиция отразилась на времени разработки ТЗ. Казалось, что этот документ нужен только руководителю проекта (Дмитрию), а не заказчику. Поэтому Дмитрий практически в одиночку в течение двух месяцев делал эту работу. Причем объем задач возрос со скромной одной до пят страниц хорошо структурированных и детализированных требований. Соответственно, возросла раза в два и планируемая стоимость проекта.

Когда Дмитрий обсуждал ТЗ с куратором, она заявила, что сомневается в том, что Иван Петрович согласится, но все же решилась предоставить начальству ТЗ. Иван Петрович отказал в полной сумме, при этом несколько увеличил первоначально заявленную цифру и высказался по поводу того, что создается впечатление, что Светлана отстаивает интересы исполнителя.

Дмитрий обсудил создавшуюся ситуацию со своим руководством и разработчиками, в результате требования ТЗ были усечены до размеров, приемлемых за предлагаемую оплату. Были изменены некоторые формулировки, в том числе удален из документа и «дорогой» пункт требований, озвученный Иваном Петровичем при первой встрече. Без этого пункта система заметно теряла в функциональности, что видел Дмитрий, но чего явно не понимала Светлана. Теперь Исполнитель и куратор взаимодействовали по электронной почте, перекидывая между собой варианты ТЗ. В их телефонных переговорах Дмитрий честно предупредил Светлану, что без пункта Ивана Петровича система потеряет, хотя начинать работать можно смело и без него. Он заметил также, что им сделаны и другие, не принципиальные правки ТЗ. Все это осталось без особой ответной реакции со стороны куратора. На этом активность затихла месяца на два, после чего Светлана неожиданно попросила Дмитрия направить им подписанный комплект документов (договор + ТЗ), что Дмитрий незамедлительно сделал.

В молчании прошел почти месяц, и неожиданно Заказчик вернул подписанный договор, а на счет Исполнителя упали 50% стоимости работ в качестве аванса.

В компании-исполнителе уже стали забывать о проекте, и теперь заново пришлось формировать группу проекта и приступать к форсированной разработке. Но работа пошла дружно: примерно раз в неделю появлялась очередная итерация системы, вскоре к тестированию стали привлекать представителей заказчика.

Любителей 1С удалось быстро убедить, что система им поможет, а вот Excel-группа начала прямой саботаж работ, затягивала ответы, давала неверные данные, продолжала требовать, «чтобы лучше, чем в Excel», и быстро довела перечень дополнительных требований на доработку до нескольких десятков, 90% из которых был за пределами ТЗ. Появились пользователи, не входящие в круги 1С и Excel, которые даже в прототипе системы видели полезные функции, в частности возможность прямого доступа к базам данных без посредничества Excel-группы.

В этих условиях Светлана во многом под давлением Excel-группы фактически устранилась от руководства проектом, даже переписку вела, просто переправляя письма от своих сотрудников на Исполнителя. Разговор Дмитрия с ней ничего не дал, она явно не понимала ситуации и поддерживала Excel-группу, как бы защищая интересы Заказчика.

Дмитрий связался с Иваном Петровичем, пытаясь донести до него реальное состояние дел с разработкой системы попросить помощи, однако смысл ответа был, что есть куратор проекта, с ней и решайте все вопросы. Дмитрий едва удержался от желания высказаться о кураторе других, но ограничился напоминанием, что договорные сроки разработки истекают, и попросил Ивана Петровича посмотреть систему, чтобы исправить возможные недостатки, перед тем как ее сдавать.

На презентацию системы собрался почти весь офис. Дмитрий сделал обширный доклад с картинками и живыми экранами, со ссылками на требования ТЗ и упомянул о замечаниях Excel-группы, находившихся, в основном, за пределами масштаба проекта, заявив, что дополнительные функции могут быть реализованы за дополнительные деньги после расчетов по основному договору.

От Заказчика выступила одна дама из Excel-группы с потоком резко негативных, эмоциональных и не подтвержденных высказываний о системе и ее разработчиках. В смысле система плохая и в таком виде не нужна компании, а исполнителям еще надо дорасти до понимания особенностей х сложных бизнес-процессов, чего последние не старались делать, несмотря на то, что они им об этом говорили. Иван Петрович выслушал это с нарастающим раздражением, но попросил высказаться других присутствующих. Аудитория молчала. Молчала и куратор проекта. Но потом выступил представитель третьей группы пользователей (не 1С и не Excel), который уверенно заявил, что в системе есть определенный полезный функционал, ею уже можно пользоваться, а дальше должно быть лучше, если регулярно и правильно вводить в нее поступающие данные. Задал вопрос и Иван Петрович, вспомнив о своем любимом требовании, и попросил Дмитрия показать, как система работает в этой части. Дмитрий ответил, что данного требования не было в ТЗ. Иван Петрович перевел взгляд на куратора проекта, ожидая ответа, так ли это и почему. На ученого гуманитария жаль было смотреть, когда она пыталась объяснить, з-за чего и когда случилось исчезновение этого требования, но Иван Петрович уже больше не слушал. Учиненный разнос был велик, директор явно терял лицо, не хватало топанья ногами, и, хотя основной поток гнева был направлен на сотрудников, Исполнителю тоже перепало. Никто в ответ не сказал ни слова. Дмитрий тоже молчал. Всем было стыдно и противно. Иван Петрович постепенно затих, закрыл совещание и сказал, что завтра он примет решение, как быть с системой.

 

Вопросы: Оцените действия Заказчика проекта (Ивана Петровича). Какие ошибки были им совершены?